Tips voor succesvol samen werken in Office 365
In de basis staat Office 365 open voor iedere vorm van samenwerking: intern en extern, tussen afdelingen, binnen afdelingen. Heel erg handig, maar dit leidt binnen no-time tot een onoverzichtelijk geheel. Zonder kaders of structuur worden willekeurig sites, mappen en documenten aangemaakt en gedeeld. Elke gebruiker denkt vanuit eigen gebruik en handelt daarnaar. Op termijn betekent dat dat informatie onvindbaar wordt voor collega’s omdat die een andere werkwijze hanteren of bijvoorbeeld geen rechten hebben tot de map of documenten. Naast de informatiechaos die men zo creëert, ontstaan er risico’s voor de informatiebeveiliging. Om dat te voorkomen is het aan te raden om een fundament voor het samenwerken vast te stellen. Hieronder geven we u 3 tips voor het samenwerken in Office 365.
Definieer groepen – Tip 1
Denk na over de groepen of samenwerkingsverbanden voor uw organisatie. Bijvoorbeeld per afdeling, (HRM, Finance), project en/of beleidsthema. Binnen elke groep kan er vaak nog onderscheid worden gemaakt in toegangsrechten. HRM heeft een intern stuk waar alleen HRM bij mag (erg gevoelige informatie), maar natuurlijk ook documenten / informatie die voor de hele organisatie toegankelijk moet zijn (personeelshandboek, arbeidsvoorwaarden, verlofaanvragen etc.). Voor HRM kunt u bijvoorbeeld 2 groepen aanmaken: één voor het HRM team zelf en één om informatie te delen met de rest van de organisatie. Door deze scheiding wordt het voor de gebruikers duidelijk waar ze documenten moeten plaatsen.
Stel toegang vast
Nadat de samenwerkingsverbanden of groepen zijn vastgelegd denkt u na over het volgende: wie heeft er toegang tot welke groep? Bepaal daarna wie er verantwoordelijk is voorde toegang tot deze groepen. Vanuit iedere groep moet er minimaal één persoon geautoriseerd zijn om lidmaatschap te beheren.
Breng structuur aan – Tip 2
In de vorige stap heeft u een fundament gelegd voor de groepen – wie werkt met wie samen aan welk onderwerp. De vervolgstap is dat u vaststelt of er een duidelijke structuur neergezet kan worden binnen elke groep.
Sjabloon aanmaken voor alle terugkerende werkzaamheden
Breng alle terugkerende werkzaamheden in kaart. Deze werkzaamheden kunt u uitwerken in een sjabloon. Daarin legt u vast wat een groep (projectteam) nodig heeft om goed te kunnen werken. Zo ontstaat een basisstructuur die bijvoorbeeld voorziet in gestructureerde documentopslag, extra zaken zoals een gedeelde agenda en de mogelijkheid om als team te chatten en documenten te reviewen.
Belangrijk is dat dit sjabloon een startpunt is om ervoor te zorgen dat een projectteam direct aan de slag kan. Het is niet bedoeld als een restrictie. Een projectteam kan altijd een extra functionaliteit toevoegen. Een sjabloon stelt uw organisatie in staat om snel en efficiënt aan de slag te gaan en stimuleert eenheid in aanpak.
Ken labels toe
Omdat elke afdeling anders werkt is het niet mogelijk om voor alle afdelingen hetzelfde sjabloon te gebruiken. Een HRM-afdeling heeft een andere werkwijze en andere documenten dan Finance of Secretariaat. Daarom adviseren we daarna over te gaan tot het classificeren van documenten met behulp van labels. Ken labels toe aan dezelfde soort documenten.
Denk goed na over voorgaande stappen, maar schiet hier niet in door. Organisaties blijven in beweging en de invulling van de informatievoorziening moet hierin kunnen meebewegen.
Begin klein – Tip 3
Nadat u de structuur heeft aangebracht, denkt u na over welke Office-functionaliteiten van toegevoegde waarde zijn voor uw organisatie. Bovenop de bekende Office-programma’s als Outlook, Word en Excel, biedt Office 365 meer dan 20 verschillende diensten. Allemaal dienen ze een bepaald doel en kunnen ze veel meerwaarde bieden. Om van toegevoegde waarde te kunnen zijn is het aan te raden om klein te beginnen. Zo kunnen uw medewerkers bekend en vertrouwd raken met elke nieuwe toepassing en is de kans het grootst dat ze die ook echt gaan gebruiken. Wij adviseren om te starten met SharePoint en Teams.
Extra mogelijkheden voor samenwerken in Office 365
Nadat uw medewerkers gewend zijn aan het werken met SharePoint en Teams zijn er andere Office 365-diensten die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor een team Dit is, in de meeste gevallen, niet meer organisatie-breed maar team-specifiek. De afdeling HRM kan behoefte hebben aan het inzichtelijk maken van alle werkzaamheden via Planner, Finance haalt wellicht de meeste meerwaarde uit het automatiseren van rapportages in Power BI, en voor projecten kan creatief (en collaboratief) denken via Whiteboard van toegevoegde waarde zijn. Organisatie-breed kan werken met Stream een idee zijn. Stream is de videodienst van Office 365 (YouTube voor de organisatie). Hierin zou u bijvoorbeeld instructievideo’s kunnen plaatsen die gebruikers helpen om slimmer te werken met de Microsoft-diensten.
Het sleutel van succes is goede samenwerking
“Coming together is a beginning, keeping together is progress, working together is success.” Henry Ford sprak deze woorden begin vorige eeuw, maar die zijn nog steeds even waar. Office 365 biedt alle tools voor een succesvolle samenwerking, u hoeft er alleen nog maar op de juiste manier gebruik van te maken.
