CONTACT

VX Blog

Nieuws, updates & blogs

4 stappen voor overzicht in uw Microsoft Teams omgeving

Microsoft Teams als geweldige crisis oplossing

Waar gewoonlijk de meeste organisaties oog hebben voor de adoptie van nieuwe software, was daar tijdens de eerste lockdown in maart 2020 in veel gevallen geen tijd voor. In rap tempo deed iedereen wat nodig was om van thuiswerken een succes te maken. Het gebruik van Microsoft Teams nam exponentieel toe: grote groepen nieuwe gebruikers leerden werken met de software, zodat het werk niet stil kwam te liggen. Een fantastische prestatie, waarbij logischerwijs regelmatig stappen werden overgeslagen. 

Reflecteren op uw Microsoft Teams omgeving

Inmiddels zijn we met elkaar wel gewend aan Microsoft Teams en is het tijd voor reflectie: kan iedereen namelijk de benodigde informatie altijd goed terugvinden? En over 5 jaar, of door iemand anders? Met andere woorden: zit er een logische en uniforme structuur in uw Teams kanalen? 

Is het antwoord nee, of twijfelt u hieraan, dan is het tijd voor actie. Het zoeken naar niet goed opgeslagen informatie is namelijk vervelend en kost onnodig veel tijd en dus geld. Daarbij kunnen onvindbare documenten nare gevolgen hebben. Dat wilt u voorkomen. Daarom vier stappen die u deze week nog kunt zetten voor een effectief gestructureerde Teams omgeving:

Stap 1. Haal informatie op bij de mensen op de werkvloer

Een goed functionerende structuur begint bij de mensen zelf. Zij moeten het immers doen. Praat daarom met de leden van het team en de leidinggevenden. Achterhaal hoe het team werkt en hoe documenten opgeslagen worden. Denk ook aan naamgeving van documenten: zoals bijvoorbeeld datum, kenmerk en klantcode in een vaste volgorde. 

Stap 2. Maak vooraf afspraken met een eenduidige inrichting en structuur

Nadat u met elkaar afspraken hebt gemaakt, richt de IT-afdeling de Microsoft Teams projecten opnieuw in. De basisstructuur binnen de kanalen ligt nu vast. Binnen deze basisstructuur is er zeker ruimte voor een eigen werkwijze, maar iedereen werkt wel volgens de afgesproken richtlijnen van de opslag van documenten. Dat is altijd al handig, maar wanneer veel mensen op afstand werken is het nog belangrijker. Op die manier houdt u grip op projecten en daarmee op uw informatie. 

Stap 3. Geef duidelijke instructies en leg uit waarom dit belangrijk is 

Medewerkers hebben de afgelopen maanden wellicht een eigen werkwijze gehad die prettig werkte en nu moet het ineens anders. Dat kan lastig zijn. Wanneer u uitlegt waarom het belangrijk is dat iedereen op dezelfde manier de documenten opslaat, zal iedereen gemotiveerder zijn en de werkwijze sneller overnemen. Heldere en korte instructies helpen ook. 


Stap 4. Faciliteren en bewaken 

De laatste stap is dat u de afspraken borgt. Dat doet u op een aantal manieren: ten eerste faciliteert u de medewerkers. Zorg er bijvoorbeeld voor dat niemand onnodig lang hoeft te wachten op de IT-afdeling met vragen over de Teams kanalen. Verder bewaakt u de structuur. Leg waar nodig nogmaals uit welke richtlijnen er zijn en waarom de afspraken er zijn. Door deze blijvende aandacht zal de adoptie sneller gaan en slijten gewoonten in. Die goede gewoonten zijn weer de sleutel tot een gestructureerde omgeving waarin iedereen documenten kan terugvinden.

Wilt u ook meer structuur in uw Teams omgeving? Maar mist u mankracht of expertise?

Het klinkt wellicht eenvoudig, maar niet iedere organisatie heeft zelf de mankracht in huis voor een herstructurering. Of wellicht mist u de kennis en expertise die nodig is bij een adoptietraject als dit. VX Company heeft veel ervaring met Microsoft Teams en met alles wat bij dit soort projecten komt kijken. 

Wilt u dat we meedenken, zodat u kunt profiteren van een georganiseerde Teams omgeving. Neem dan gerust contact met ons op, we helpen u graag verder. 

CONTACT

Wout van Dieren

Als servicemanager is Wout het eerste aanspreekpunt voor klanten. De expertise van Wout ligt in het samenbrengen van klantvragen met de gewenste oplossing. Daarnaast komt Wout graag in gesprek met u over de totale dienstverlening van VX Company Managed Services.