Actueel

Delen is het nieuwe mailen 

We mailen met z’n allen wat af. Of het nu gaat om een korte update, een uitgebreid betoog of het rondsturen van een bestand. Mail is toch het medium om informatie met je collega’s en klanten te delen, toch? Deze mailcultuur heeft ook een keerzijde…
Mail wordt steeds oppervlakkiger bekeken, de gigabytes aan mailbijlagen nemen schrikbarend toe en versiebeheer voor bestanden is ver te zoeken. Daarom willen we je een nieuwe manier laten zien van mailen. Een manier waarop collega’s en klanten altijd de meest recente versie van een document kunnen terugvinden zonder te zoeken in Outlook. Een stuk veiliger omdat je meer controle hebt op waar je bedrijfsinformatie zich bevindt.

De nadelen van mail
Als je een bestand mailt naar bijvoorbeeld vier andere personen, ben je de controle over dat bestand redelijk kwijt. De personen gaan het bestand misschien gebruiken, aanpassen, doorsturen of ergens opslaan. Voor je het weet staat het bestand op allerlei locaties waar je als bedrijf geen controle over hebt. Bij co creatie van een document kan het zijn dat er meerdere afzonderlijke versies ontstaan. Uit deze versies moet dan weer één centrale versie gemaakt worden. Herkenbaar?

Wij zijn voordelen
Door het document centraal op te slaan en slechts de link naar het bestand te mailen, kunnen alle gemachtigden het bestand (eventueel tegelijkertijd) bewerken. De meest recente versie is altijd beschikbaar en vorige versies kunnen altijd teruggehaald worden door de gebruikers zelf. Tijdbesparend, eenvoudig en professioneel. Niet meer onnodig mailen met grote bijlagen en de informatie blijft onder onze controle doordat deze niet (exponentieel) verspreid wordt.

Op deze wijze is de zakelijke informatie altijd centraal opgeslagen en terug te vinden. Dit biedt kansen in het hergebruik van kennis binnen de organisatie. Dat scheelt tijd, en tijd is immers het duurste ‘asset’ binnen een bedrijf.

Hoe dan?
Microsoft biedt drie producten waarmee je bestanden kunt delen:

1. OneDrive

2. Teams

3. SharePoint

OneDrive
wordt ingezet als persoonlijke zakelijke bestandsopslag in de Microsoft Cloud. Vanuit hier kun je bestanden delen met anderen. De vraag is echter of dit zakelijk gezien de meest wenselijke situatie is. Iedere medewerker heeft met een Office365 account de beschikking over OneDrive en kan dus zelfstandig informatie delen. Controle op wat er gedeeld wordt is nagenoeg onmogelijk. In het kader van de Privacy Wetgeving maar ook vanuit het beveiligen van de kostbare bedrijfsinformatie moet je je, als bedrijf, wel afvragen hoe je OneDrive binnen je organisatie inzet. Hoe goed je de informatie ook technisch beveiligd, de menselijke factor is bepalend. Heeft u al beleid geformuleerd voor de inzet van OneDrive?

Met Teams is het mogelijk in kleine groepen met elkaar samen te werken. Je hebt meer grip en zicht over welke informatie gedeeld wordt en met wie. Het is flexibel en relatief gemakkelijk in te zetten waardoor collega’s die samenwerken snel aan de slag kunnen. Het gevaar is dat er (te) veel samenwerkingsverbanden ontstaan en het totaaloverzicht voor de informatie verantwoordelijke zoekt raakt. Daarbij komt dat wanneer bestanden beschikbaar moeten blijven voor een breder publiek en dus vindbaar moeten zijn, Teams hier geen goede mogelijkheden voor heeft. Bij Teams draait het vooral om snelheid en kort cyclische trajecten.

SharePoint wordt ingezet als vervanger van traditionele centrale ‘File Shares’. Een centrale server waar doorgaans iedere afdeling in het bedrijf een afdelingsmap op heeft waar gedeelde bestanden opgeslagen worden. Vaak worden er te pas en te onpas submappen aangemaakt waardoor iets snel terug vinden er vaak niet meer bij is.
SharePoint daarentegen maakt gebruik van Team sites (lees afdelingen) waarbinnen bibliotheken (lees mappen) aangemaakt worden. Binnen de bibliotheken kunnen labels aan documenten gegeven worden waardoor deze sneller vindbaar zijn, maar ook overzichtelijk gepresenteerd kunnen worden via groeperingen of filters. Feitelijk bepaal je dus zelf welke inhoud je wilt zien uit de bibliotheek. In een traditionele mappenstructuur kan dat alleen door het creëren van submappen.

Wat moet ik nu?
De juiste inzet van SharePoint kan een organisatie vele malen efficiënter laten werken dan met de traditionele ‘File shares’. Een enorm krachtige tool maar je moet hem wel ‘even’ inrichten. De inrichting maakt of breekt het succes. Welke sites heb ik nodig? Welke labels maak ik aan? Hoeveel bibliotheken maak ik aan zodat het prettig blijft werken? Hoe voorzie ik documenten van labels en gaat iedereen dat wel doen? Is het dan toch niet beter om Teams in te zetten of alles met OneDrive te regelen? Vele vragen die vaak gesteld worden nadat de SharePoint omgeving al is opgetuigd; mislukking verzekerd. Veel bedrijven hebben een migratie naar SharePoint ervaren met een slecht eindresultaat. Om dit te kunnen voorkomen voerde VX Company een analyse uit en bedacht een praktische oplossing: Cloud Workspace Solution.

Onze oplossing is bedoeld om uw bedrijfsinformatie in de vorm van bestanden overal, altijd, veilig en snel toegankelijk te hebben met behulp van SharePoint vanuit Office 365. Dat is niet anders dan bij andere IT dienstverleners. Echter, wij voegen er functionele structuur aan toe. Wij zijn van mening dat eenduidige structuren nodig zijn om mensen beter te laten samenwerken. Structuur is dan ook de rode draad binnen onze Cloud Workspace Solution. Die structuur bedenken we niet zelf, althans, niet helemaal. Het gaat immers om uw bedrijfsinformatie en die kent u het best. Samen bedenken we die structuur. Langs de as van een standaard aanpak in korte tijd. Wij hebben de kleurplaat en u heeft de kleurtjes. Simpel!

Zit u nog met vragen? We komen graag langs om deze te beantwoorden. Desgewenst demonstreren we onze oplossing bij u op kantoor; vrijblijvend uiteraard. Bel gerust of plan een afspraak.