VX Blog

Nieuws, updates & blogs

Microsoft staat bekend om de zeer krachtige producten die zij ontwikkelt vanuit het oogpunt van productiviteit en samenwerking. Sinds jaar en dag werken gebruikers met bekende toepassingen als: Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Met de komst van Office 365 worden deze toepassingen op abonnementsbasis aangeboden vanuit de cloud en worden er in hoog tempo nieuwe toepassingen beschikbaar gesteld aan de abonnees. Hieronder vallen bijvoorbeeld:

  1. 1. SharePoint: centrale bestandsopslag voor samenwerking en deling
  2. 2. Skype: online vergaderen
  3. 3. Yammer: zakelijke social media tool
  4. 4. Delve: krachtige zoekfunctionaliteit
  5. 5. Flow: Tool bedrijfsprocessen te automatiseren
  6. 6. PowerApps: tool om zakelijke toepassingen te ontwikkelen eventueel in combinatie met Flow

De producten zijn technisch van aard en bieden een scala aan mogelijkheden en opties waardoor ze breed inzetbaar zijn. In de praktijk gaat het juist hierdoor vaak mis. Gebruikers maar ook veel IT bedrijven blijken vaak niet bekend met het gedachtegoed achter de producten. Hierdoor kunnen de consequenties van de technische keuzes, die bij de inrichting gemaakt moeten worden, vaak niet overzien worden.

Beperkt tot technische migratie
Vele aanbieders zijn prima in staat een technische migratie te verzorgen van bestaande informatie naar de cloud omgeving van Microsoft. Echter, het product wordt doorgaans als uitgangspunt genomen waarbij met name onderstreept wordt wat je er allemaal mee kunt. Of dat ook hetgeen is waar behoefte aan is, wordt vaak niet ingevuld. Het is de technologische benadering die de overhand heeft en dus niet de functionele behoefte waar het eigenlijk om moet gaan. Het is om deze reden dat de producten in de praktijk vaak verkeerd ingezet worden om vervolgens als niet gebruiksvriendelijk en contra productief te worden ervaren. Het voordeel van zo’n technische migratie is dat de informatie op dat moment in de cloud staat en plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar is. De vraag is echter of je daar nu echt productiever van wordt of beter gaat samenwerken. Dit wordt met name bepaald door de juiste inrichting van de geboden producten en de afstemming van de inzet van die producten op de daadwerkelijke behoefte in de organisatie.

Geen controle meer over bedrijfsinformatie
Voor de meeste gebruikers geldt dat ze het bestaan van de geboden toepassingen vanuit Office365 niet kennen. Of ze weten niet wat ze ermee kunnen. Neem Skype for Business… Dit zal de meesten bekend voorkomen, maar hoe vaak gebruikt u Skype in een organisatie waar geen regels zijn opgesteld voor het gebruik? En op afstand werken? Is daar over nagedacht? Het is mogelijk vanaf het moment dat het Office365 account is opgeleverd, maar zijn de voorzieningen daartoe wel goed ingericht? Vaak is er niet over nagedacht vanuit het werkproces. Gevolg: gebruikers zijn zelf heel creatief en vinden wel een weg. Dit komt de efficiëntie vaak niet ten goede. Informatie raakt zoek of is gefragmenteerd. Er is geen grip meer op de bescherming van bedrijfsinformatie en daarmee is er een zeer reëel risico op het onbedoeld lekken van data. Hetzelfde geldt voor de overige gereedschappen in Office365. Gebruikers zullen niet ineens efficiënt samenwerken omdat ze de beschikking over SharePoint hebben gekregen. Ze gaan pas efficiënt samenwerken als hun digitale werkomgeving daar specifiek en veilig op is ingericht. En voor het meest optimale resultaat moeten ze er uitleg over hebben gehad.

Wie een verkeerde weg inslaat moet een heel eind lopen
Bedrijven die bovenstaande herkennen of een minder goed gelukte cloud migratie achter de rug hebben besluiten alsnog bedrijfsspecifieke eisen en wensen te formuleren. Met het idee om zodoende toch tot succes te komen. Dit kost doorgaans veel tijd, geld en aandacht en leidt vaak niet tot het gewenste resultaat. De organisatie heeft uit nood vaak allerlei ‘workarounds’ bedacht en stapt hier niet zomaar vanaf. Ook worden de eisen en wensen vaak geformuleerd zonder de kennis van wat de standaard producten nu echt kunnen leveren als ze goed ingericht zijn. Dit kan leiden tot specifiek maatwerk waarvan de continuïteit niet gewaarborgd kan worden. Microsoft levert standaard producten vanuit de cloud. Die cloud onderhouden zij zelf op momenten die zij zelf bepalen. Garanties op door u hier bovenop gebouwd maatwerk worden niet afgegeven.

Waarom het wiel opnieuw uitvinden?
VX Company kiest er, vanuit continuïteit overwegingen, bewust voor om dicht bij de bron te blijven. In de basis veranderen wij niets aan de Microsoft producten, geen maatwerk. Het is de samenhang en de inrichting van de producten zelf waar wij het verschil maken. We maken keuzes in de vrijheidsgraden die de producten bieden. Hierdoor ontstaat een eenduidig product dat eenvoudig en gebruiksvriendelijk werkt. Gebruikers worden getraind en krijgen ook het gedachtegoed achter de toepassing mee. Alles wat je snapt onthoud je vanzelf.

Met al onze klanten vormen we het gebruikersplatform van onze oplossingen. Samen maken we ze beter en samen vinden we dat wiel dus uit. Dat is efficiënt en dus voordelig voor iedereen. Alle bedrijven hebben hetzelfde vertrekpunt: we mailen ons suf, slaan overal bestanden op en zijn vervolgens veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie ‘waarvan we toch zeker wisten dat we het ergens hadden opgeslagen’. VX Company biedt met haar oplossingen een solide basis die minstens 80% van uw bedrijfsactiviteiten afdekt. De overige 20% is bedrijfsspecifiek. En heeft u echt een bedrijfskritisch en specifiek bedrijfsproces? Dan is maatwerk altijd mogelijk; bovenop de solide basis die de continuïteit garandeert.

Het grote voordeel van het afnemen van onze ‘best practice’ oplossingen is dat u geen leercurve en geen kinderziektes heeft. Zo kunt u snel en zonder hoge kosten van start. Alle oplossingen die wij bedenken zetten we ook in voor onze eigen bedrijfsvoering. Bewezen oplossingen dus en een vliegende start.

Martijn Schouten

Martijn richt zich vooral op het bouwen in implementeren van oplossingen die onze klanten helpen beter samen te werken en in teamverband te werken, gebaseeerd op Microsoft (Office) 365